Versi 2026-09-28.2 · berlaku sejak 25 September 2026
Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses layanan RapihOps, untuk apa, berapa lama disimpan, siapa yang bisa melihatnya, dan hak Anda, sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP").
1. Siapa yang bertanggung jawab
- Perusahaan tempat Anda bekerja adalah Pengendali atas data kerja Anda: absensi, laporan, form, dan Data Biometrik. Pertanyaan dan permintaan tentang data itu ditujukan pertama-tama kepada Admin Perusahaan Anda.
- PT Nalar Karya Teknologi ("kami") memproses data itu atas nama Perusahaan, dan menjadi Pengendali untuk data akun serta data keamanan layanan. Kontak: [email protected], WhatsApp +62 857-7621-7152.
- Petugas Pelindungan Data Pribadi kami: [email protected]. Hubungi petugas ini untuk semua pertanyaan dan permintaan tentang data pribadi Anda.
2. Data yang kami proses
| Data | Contoh | Untuk apa |
|---|---|---|
| Akun | nama, email, password (disimpan dalam bentuk hash, tidak bisa dibaca), peran, grup | masuk, mengenali siapa melakukan apa, izin akses |
| Data kerja | laporan kebersihan dan fotonya, laporan harian, laporan kerusakan, komplain, request dana beserta rekening penerima dan bukti bayar, tiket, tanda tangan | menjalankan operasional Perusahaan |
| Lokasi saat absen | koordinat GPS, akurasi, jarak ke outlet | memastikan absen dilakukan di outlet |
| Data Biometrik (data pribadi spesifik) | swafoto saat absen masuk dan pulang, foto di setiap gerakan (kedip, buka mulut, menoleh), skor anti-spoof | memastikan yang absen adalah orangnya sendiri dan wajah asli, bukan foto |
| Data teknis | alamat IP dan jenis peramban saat absen dan saat memberi persetujuan, catatan keamanan | keamanan, pembuktian persetujuan, mencegah penyalahgunaan |
| Percakapan dengan asisten | pertanyaan dan jawaban | menjawab dan menampilkan riwayat percakapan |
| Data pembayaran (hanya paket Pro) | nomor dan jumlah tagihan, jumlah outlet dan pengguna yang dibayar, metode pembayaran, status dan waktu pembayaran, nama dan email Admin yang membayar. Bukan nomor kartu, rekening, atau akun e-wallet: itu dimasukkan langsung di halaman DOKU dan tidak pernah kami terima | mengaktifkan langganan, tanda terima, pembukuan |
| Data kunjungan (hanya halaman publik) | halaman publik yang dibuka (beranda, daftar, masuk), dari situs mana Anda datang, jenis perangkat dan peramban, perkiraan lokasi dari alamat IP, pengenal cookie analitik | mengukur dan memperbaiki situs |
Cookie analitik. Di halaman publik kami (beranda, daftar, masuk) kami memakai Google Analytics untuk mengukur kunjungan, berdasarkan kepentingan yang sah untuk memahami dan memperbaiki situs. Anda bisa mematikannya kapan saja lewat “Pengaturan cookie” di bagian bawah halaman depan; setelah itu peramban Anda tidak diukur lagi dan cookie analitiknya dihapus. Di dalam aplikasi tidak ada analitik pihak ketiga, dan alamat halaman yang memuat token atau kode tidak pernah dikirim. Sinyal iklan dan Google Signals tidak dipakai.
Kami tidak melakukan pengenalan wajah: tidak ada templat wajah atau pencocokan wajah antarorang. Pemeriksaan anti-spoof hanya menilai apakah foto berasal dari wajah asli di depan kamera. Deteksi gerakan berjalan di perangkat Anda; yang dikirim ke server hanya foto di tiap gerakan.
3. Dasar pemrosesan
- Data Biometrik: persetujuan eksplisit Anda, diminta di halaman absensi sebelum kamera dibuka, terpisah dari persetujuan ini. Anda boleh tidak setuju: Anda tetap bisa absen tanpa swafoto, dan absen itu ditinjau Admin. Persetujuan dapat ditarik kapan saja dari halaman yang sama.
- Data akun, data kerja, dan lokasi absen: pelaksanaan perjanjian (kerja Anda dengan Perusahaan dan layanan ini dengan Perusahaan) serta kepentingan yang sah Perusahaan untuk mencatat kehadiran dan operasional.
- Data teknis: kepentingan yang sah untuk menjaga keamanan layanan, dan kewajiban hukum untuk dapat membuktikan persetujuan.
- Data kunjungan di halaman publik: kepentingan yang sah untuk mengukur dan memperbaiki situs; Anda dapat menolaknya lewat “Pengaturan cookie”.
4. Masa simpan
| Data | Disimpan sampai |
|---|---|
| Swafoto dan foto gerakan | 90 hari sejak tanggal absen (diatur Admin Perusahaan, 7–730 hari), lalu dihapus otomatis. Catatan absensinya (jam, lokasi, hasil tinjauan) tetap ada. |
| Catatan absensi dan data kerja lain | selama Perusahaan memakai layanan, atau lebih singkat bila Perusahaan menghapusnya |
| Akun | selama akun aktif; akun yang dinonaktifkan tidak bisa masuk dan datanya tetap bagian Data Perusahaan sampai Perusahaan menghapusnya |
| Catatan persetujuan | selama akun ada, sebagai bukti |
| Kode verifikasi email | 15 menit; tautan verifikasi 2 hari; tautan undangan dan atur ulang password 3 hari, atau sampai dipakai |
| Tantangan gerakan yang tidak dipakai | 24 jam |
| Catatan tagihan dan pembayaran | 10 tahun setelah tahun tagihan, sesuai kewajiban pembukuan menurut undang-undang perpajakan, walaupun Perusahaan sudah berhenti memakai layanan |
| Data kunjungan di Google Analytics | paling lama 14 bulan, lalu dihapus oleh Google; cookie analitik di peramban Anda dihapus saat Anda mematikannya |
| Seluruh data Perusahaan | dapat diunduh selama 30 hari setelah layanan berakhir, lalu dihapus; catatan tagihan disimpan sesuai baris di atas |
5. Siapa yang bisa melihat
- Di dalam Perusahaan: sesuai peran dan izin grup yang diatur Admin. Staf biasa melihat datanya sendiri; Admin dan peran tertentu melihat data semua orang di Perusahaan.
- Perusahaan lain tidak bisa melihat data Anda. Data dan file setiap Perusahaan dipisahkan dan diperiksa setiap kali diakses.
- Petugas kami hanya mengakses Data Perusahaan bila diperlukan untuk dukungan, keamanan, atau diwajibkan hukum.
6. Pihak lain yang terlibat
| Pihak | Yang diterima | Lokasi |
|---|---|---|
| Onidel Pty Ltd, penyedia server dan penyimpanan kami | semua data layanan, termasuk foto dan Data Biometrik, tersimpan di server yang disewa kami; Onidel tidak memakai data itu untuk keperluannya sendiri | Jakarta, Indonesia |
| DOKU (PT Nusa Satu Inti Artha), penyedia jasa pembayaran berizin Bank Indonesia; hanya saat Perusahaan membayar paket Pro | nomor dan jumlah tagihan, nama dan email Admin yang membayar. Data pembayaran yang Anda masukkan di halaman DOKU diproses DOKU menurut kebijakan privasinya sendiri | Indonesia |
| Resend (Plus Five Five, Inc.), penyedia pengiriman email kami | alamat email, nama, isi email (kode, undangan, notifikasi, tanda terima) | Amerika Serikat |
| OpenAI (hanya bila model bahasa aktif) | pertanyaan ke asisten dan jawaban yang sudah dihitung, untuk dirapikan kalimatnya; tidak pernah foto atau Data Biometrik | Amerika Serikat |
| Google (Google Analytics, hanya di halaman publik; bisa Anda matikan) | data kunjungan di atas; tidak pernah data akun, data kerja, atau Data Biometrik | Amerika Serikat dan negara lain |
| OpenStreetMap | alamat IP Anda saat peta dimuat, dan teks alamat bila Admin mencari alamat outlet | di luar Indonesia |
Data disimpan di luar Indonesia. Server dan penyimpanan layanan ini berada di Jakarta, Indonesia, disediakan oleh Onidel Pty Ltd. Singapura memiliki undang-undang pelindungan data pribadi (Personal Data Protection Act 2012). Pengiriman data ke luar Indonesia, termasuk ke pihak lain di atas, dilakukan dengan memperhatikan Pasal 56 UU PDP. Kami tidak menjual data pribadi.
7. Keamanan
Koneksi terenkripsi (HTTPS), password disimpan sebagai hash, pemisahan data antarperusahaan yang diuji otomatis, file hanya dapat dibuka oleh pengguna dari Perusahaan pemiliknya, pembatasan percobaan masuk, dan kebijakan keamanan konten di peramban.
Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi (misalnya kebocoran atau akses tanpa hak), kami memberi tahu secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam sejak mengetahuinya, sesuai Pasal 46 UU PDP: kepada Perusahaan yang datanya terdampak, kepada Anda bila data Anda terdampak, dan kepada lembaga yang berwenang. Pemberitahuan memuat data pribadi apa yang terungkap, kapan dan bagaimana terjadinya, serta langkah yang kami ambil untuk menangani dan memulihkannya. Bila berdampak luas, kami juga mengumumkannya kepada masyarakat.
8. Hak Anda
Sesuai UU PDP Anda berhak: mendapat informasi tentang pemrosesan; mengakses dan memperoleh salinan data Anda; memperbaiki data yang keliru; meminta penghapusan atau pembatasan; menarik persetujuan; mengajukan keberatan atas keputusan yang semata-mata otomatis; dan memindahkan data. Anda juga berhak mengajukan keberatan atas pemrosesan dan menggugat pelanggaran.
Cara mengajukan. Untuk data kerja (absensi, laporan, swafoto), ajukan kepada Admin Perusahaan Anda, karena Perusahaan adalah Pengendalinya; kami membantu Perusahaan menyelesaikannya. Untuk data akun, data kunjungan, atau bila Perusahaan tidak menanggapi, kirim email ke [email protected] dengan subjek “Permintaan data pribadi”, sebutkan hak yang Anda gunakan, nama Perusahaan, dan email akun Anda. Kami dapat meminta konfirmasi identitas sebelum memproses, supaya data Anda tidak diberikan kepada orang lain.
Waktunya. Kami mengonfirmasi penerimaan paling lambat 3 × 24 jam. Permintaan akses, salinan, perbaikan, dan penarikan persetujuan kami selesaikan paling lambat 3 × 24 jam sejak identitas terkonfirmasi, sesuai UU PDP; penghapusan dan permintaan lain paling lambat 14 hari. Permintaan tidak dipungut biaya. Bila permintaan tidak dapat dipenuhi, misalnya karena kewajiban hukum untuk menyimpan catatan tagihan, kami menjelaskan alasannya secara tertulis.
Penarikan persetujuan biometrik menghentikan pengambilan swafoto berikutnya. Foto yang sudah ada tetap dihapus sesuai masa simpan di atas, atau lebih cepat atas permintaan Anda melalui Admin.
9. Anak
Layanan ditujukan untuk pekerja berusia 18 tahun ke atas. Perusahaan tidak boleh membuat akun untuk anak.
10. Perubahan
Perubahan penting pada kebijakan ini diberi nomor versi baru dan Anda akan diminta menyetujuinya lagi.
11. Kontak
PT Nalar Karya Teknologi
Terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik Lingkup Privat di Kementerian Komunikasi dan Digital, nomor tanda daftar 030088.01/DJAI.PSE/09/2026
Jl. Rajawali No. 8, Pisangan, Ciputat Timur, Kota Tangerang Selatan, Banten 15419
Email: [email protected] · WhatsApp: +62 857-7621-7152
Petugas Pelindungan Data Pribadi: [email protected]