Versi 2026-09-28.2 · berlaku sejak 25 September 2026
Syarat & Ketentuan ini mengatur penggunaan layanan RapihOps (aplikasi operasional outlet: absensi, kebersihan, laporan harian, maintenance, komplain, request dana, tiket, dan asisten AI) yang disediakan oleh PT Nalar Karya Teknologi ("Penyedia", "kami"). Dengan mencentang kotak persetujuan saat mendaftar, menerima undangan, atau saat diminta di dalam aplikasi, Anda menyetujui Syarat & Ketentuan ini dan Kebijakan Privasi.
1. Definisi
- Perusahaan: badan usaha atau perorangan yang mendaftarkan diri dan memakai layanan untuk menjalankan usahanya.
- Pemilik dan Admin: orang yang mengelola akun Perusahaan. Orang yang mendaftar menjadi Pemilik.
- Pengguna: setiap orang yang memiliki akun di bawah suatu Perusahaan, termasuk staf yang diundang.
- Data Perusahaan: semua data yang dimasukkan ke layanan oleh atau untuk Perusahaan, termasuk data pribadi Pengguna.
- Data Biometrik: swafoto dan foto gerakan wajah yang diambil saat absensi.
2. Akun dan keamanan
- Email adalah identitas masuk. Anda wajib memakai email yang Anda kuasai dan menjaga kerahasiaan password Anda.
- Orang yang mendaftarkan Perusahaan menyatakan berwenang bertindak atas nama Perusahaan tersebut.
- Satu akun untuk satu orang. Akun tidak boleh dipakai bersama atau dipinjamkan.
- Segera beri tahu Admin Perusahaan atau kami bila Anda menduga akun Anda disalahgunakan.
3. Peran dalam pemrosesan data pribadi
Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP"):
- Perusahaan adalah Pengendali Data Pribadi atas data staf dan pelanggannya yang dimasukkan ke layanan. Perusahaan yang menentukan untuk apa data itu dipakai, termasuk memutuskan apakah absensi memakai swafoto.
- Penyedia adalah Prosesor Data Pribadi untuk data tersebut: kami menyimpan dan memprosesnya hanya untuk menjalankan layanan sesuai pengaturan yang dipilih Perusahaan, dan tidak untuk kepentingan kami sendiri.
- Untuk data akun (nama, email, password) dan data teknis yang kami perlukan untuk menjaga keamanan layanan, Penyedia bertindak sebagai Pengendali.
Sebagai Prosesor, Penyedia wajib:
- memproses data pribadi Perusahaan hanya untuk menjalankan layanan dan sesuai pengaturan serta instruksi tertulis Perusahaan, kecuali diwajibkan hukum;
- memastikan setiap orang di pihak Penyedia yang dapat mengakses data tersebut terikat kewajiban kerahasiaan;
- menerapkan langkah keamanan teknis dan organisasi yang dijelaskan di Kebijakan Privasi, dan menjaganya tetap memadai;
- memakai subprosesor hanya yang tercantum di Kebijakan Privasi (saat ini Onidel Pty Ltd untuk server, Resend untuk email, dan OpenAI bila fitur AI aktif), mengikat mereka dengan kewajiban pelindungan yang setara, dan memberi tahu Perusahaan paling lambat 30 hari sebelum menambah atau mengganti subprosesor; Perusahaan yang keberatan dapat berhenti memakai layanan sebelum perubahan berlaku;
- membantu Perusahaan menanggapi permintaan hak subjek data dan menyiapkan penilaian dampak pelindungan data, sejauh wajar;
- memberi tahu Perusahaan secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam sejak mengetahui kegagalan pelindungan data pribadi yang menyangkut data Perusahaan, beserta informasi yang Perusahaan perlukan untuk memenuhi kewajibannya sendiri;
- saat layanan berakhir, menyediakan seluruh Data Perusahaan untuk diunduh selama 30 hari, lalu menghapusnya, kecuali yang wajib disimpan menurut hukum (misalnya catatan tagihan);
- memberikan informasi yang wajar untuk menunjukkan kepatuhan pada bagian ini atas permintaan tertulis Perusahaan, paling banyak sekali setahun kecuali setelah terjadi kegagalan pelindungan data.
Perusahaan bertanggung jawab memastikan ada dasar pemrosesan yang sah atas data stafnya, memberi tahu stafnya tentang pemrosesan tersebut, dan menanggapi permintaan hak subjek data dari stafnya. Layanan membantu dengan meminta persetujuan eksplisit setiap staf sebelum Data Biometrik diambil, dan menyediakan jalur absen tanpa swafoto bagi yang tidak setuju.
4. Kewajiban Perusahaan dan Pengguna
- Memakai layanan sesuai hukum yang berlaku di Indonesia, termasuk hukum ketenagakerjaan dan UU PDP.
- Tidak memasukkan data yang tidak diperlukan, data orang lain tanpa dasar yang sah, atau konten yang melanggar hukum.
- Tidak mencoba mengakses data Perusahaan lain, menguji keamanan layanan tanpa izin tertulis, mengganggu layanan, atau menyalin layanan.
- Tidak memakai hasil pemeriksaan anti-spoof atau tantangan gerakan sebagai satu-satunya dasar sanksi terhadap staf. Hasil itu adalah penanda untuk ditinjau manusia, bukan keputusan.
5. Paket, pembayaran, dan batas
- Gratis: sampai 2 outlet dan 6 pengguna, tanpa batas waktu. Pro: semua yang ada di Gratis, ditambah outlet ketiga sampai kelima dan pengguna yang dibayar; yang ditagih hanya outlet dan pengguna di luar Gratis. Business: lebih dari 5 outlet, disepakati terpisah dengan Penyedia. Pengguna adalah setiap akun aktif, termasuk pemilik, admin, dan undangan yang belum diterima. Harga dan batas yang berlaku tertera di halaman Langganan.
- Pro dibayar di muka untuk satu bulan atau dua belas bulan melalui DOKU (PT Nusa Satu Inti Artha), penyedia jasa pembayaran berizin Bank Indonesia; data pembayaran Anda dimasukkan langsung di halaman DOKU. Paket aktif setelah DOKU mengonfirmasi pembayaran. Harga yang tertera adalah harga final. Penyedia tidak menyimpan data kartu atau rekening Anda.
- Harga peluncuran berlaku bagi Perusahaan yang pembayaran pertamanya dilakukan paling lambat 31 Desember 2026, selama 12 bulan sejak pembayaran itu; setelahnya berlaku harga normal.
- Menambah outlet atau pengguna di tengah periode dikenai selisih harga untuk sisa hari periode itu. Mengurangi berlaku pada periode berikutnya.
- Langganan tidak diperpanjang otomatis; Penyedia mengirim pengingat sebelum periode berakhir. Setelah berakhir ada masa tenggang 7 hari tanpa perubahan. Setelah itu data dan fitur tetap bisa dipakai, tetapi outlet dan pengguna baru tidak bisa ditambahkan sampai diperpanjang.
- Pembayaran untuk periode yang sudah berjalan tidak dikembalikan, kecuali sebagai kredit layanan menurut bagian 8 atau bila diwajibkan hukum. Perubahan harga diberitahukan paling lambat 30 hari sebelumnya dan berlaku sejak periode berikutnya.
6. Data Perusahaan
- Data Perusahaan tetap milik Perusahaan. Kami tidak menjual Data Perusahaan dan tidak memakainya untuk melatih model AI.
- Data setiap Perusahaan dipisahkan dari Perusahaan lain di dalam sistem.
- Data Perusahaan disimpan di server yang kami sewa dari Onidel Pty Ltd di Jakarta, Indonesia. Dengan memakai layanan, Perusahaan memahami bahwa datanya disimpan di luar Indonesia sebagaimana dijelaskan di Kebijakan Privasi.
- Pemilik dan Admin dapat mengunduh seluruh Data Perusahaan kapan saja dari halaman Langganan (satu berkas ZIP berisi tabel dan file).
- Masa simpan dan penghapusan data diatur di Kebijakan Privasi. Swafoto dan foto gerakan dihapus otomatis setelah jangka waktu yang diatur Perusahaan.
- Bila Perusahaan meminta penutupan akun, kami menghapus Data Perusahaan beserta akun Pengguna-nya setelah memberi kesempatan mengunduh data.
7. Asisten AI
- Fitur AI saat ini tersedia di semua paket. Penyedia dapat mengubah paket yang mencakupnya dengan pemberitahuan paling lambat 30 hari sebelumnya.
- Asisten dan ringkasan di beranda menyusun jawabannya dari data yang boleh dilihat penanya. Asisten hanya membaca dan tidak mengubah data.
- Bila Perusahaan memakai layanan dengan model bahasa aktif, pertanyaan dan jawaban yang sudah dihitung dikirim ke penyedia model (saat ini OpenAI, di luar Indonesia) hanya untuk merapikan kalimat. Foto dan Data Biometrik tidak pernah dikirim.
- Jawaban asisten bisa keliru. Periksa data aslinya sebelum mengambil keputusan.
8. Tingkat layanan (SLA)
Bagian ini menjelaskan apa yang kami janjikan tentang ketersediaan layanan, dukungan, dan pemulihan data.
8.1 Ketersediaan
- Target ketersediaan bulanan 99,5% untuk paket berbayar, setara gangguan paling lama sekitar 3 jam 39 menit dalam sebulan. Paket Gratis diberikan tanpa jaminan ketersediaan.
- Ketersediaan diukur oleh pemantauan kami yang memeriksa halaman masuk setiap 5 menit. Layanan dianggap terganggu bila tidak dapat diakses dalam dua pemeriksaan berturut-turut.
- Rumus: (menit dalam sebulan − menit gangguan) ÷ menit dalam sebulan × 100%.
8.2 Pemeliharaan
- Pemeliharaan terjadwal diumumkan melalui email kepada Pemilik dan Admin paling lambat 2 × 24 jam sebelumnya, diutamakan pukul 22.00–05.00 WIB, dan paling lama 8 jam dalam sebulan. Pemeliharaan terjadwal tidak dihitung sebagai gangguan.
- Pemeliharaan darurat untuk menutup celah keamanan dapat dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Kami memberi tahu secepatnya, dan waktunya dihitung sebagai gangguan.
8.3 Dukungan
- Saluran: email [email protected] dan WhatsApp +62 857-7621-7152.
- Jam kerja dukungan: Senin–Jumat, 09.00–17.00 WIB, kecuali hari libur nasional.
| Tingkat | Contoh | Tanggapan pertama | Target pemulihan |
|---|---|---|---|
| Kritis | layanan tidak bisa diakses, atau data tidak bisa disimpan, untuk semua pengguna Perusahaan | 2 jam, setiap hari pukul 07.00–22.00 WIB | 8 jam |
| Tinggi | fitur utama terganggu (absensi, form, request dana) dan belum ada jalan lain | 1 hari kerja | 3 hari kerja |
| Normal | pertanyaan, gangguan kecil, permintaan fitur | 2 hari kerja | sesuai kesepakatan |
Untuk gangguan Kritis yang berlangsung lebih dari 30 menit, kami mengirim kabar perkembangan kepada Pemilik dan Admin, dan laporan penyebab serta langkah pencegahannya paling lambat 5 hari kerja setelah pulih.
8.4 Cadangan dan pemulihan data
- Basis data dan file dicadangkan setiap hari, dan cadangan disimpan 14 hari. Kehilangan data paling banyak 24 jam terakhir bila terjadi kerusakan besar.
- Swafoto yang sudah melewati masa simpan dan data yang sudah dihapus atas permintaan tidak dipulihkan dari cadangan. Cadangan terhapus sendiri mengikuti siklus 14 hari.
8.5 Kompensasi
Bila ketersediaan bulanan paket berbayar di bawah target, Perusahaan berhak atas kredit layanan dari biaya bulan tersebut:
| Ketersediaan bulanan | Kredit layanan |
|---|---|
| di bawah 99,5% sampai 99,0% | 10% |
| di bawah 99,0% sampai 95,0% | 25% |
| di bawah 95,0% | 50% |
- Kredit diajukan tertulis ke [email protected] paling lambat 30 hari setelah akhir bulan terjadinya gangguan, dan dipotongkan dari tagihan berikutnya. Kredit tidak dapat diuangkan.
- Kredit layanan adalah satu-satunya kompensasi atas tidak tercapainya target ketersediaan.
8.6 Pengecualian
Target di atas tidak berlaku untuk gangguan karena:
- koneksi internet, perangkat, atau peramban Perusahaan dan Pengguna;
- layanan pihak ketiga di luar kendali kami: penyedia jaringan, OpenStreetMap, penyedia email, dan penyedia model bahasa;
- keadaan kahar, seperti bencana alam, gangguan listrik atau jaringan skala luas, atau tindakan pemerintah;
- penangguhan akun karena pelanggaran Syarat & Ketentuan ini;
- fitur yang ditandai uji coba (beta).
9. Batasan tanggung jawab
Di luar kredit layanan pada bagian 8, sejauh diizinkan hukum, Penyedia tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, kehilangan keuntungan, atau keputusan yang diambil Perusahaan berdasarkan data di layanan. Tanggung jawab Penyedia atas klaim apa pun dibatasi sebesar biaya yang dibayar Perusahaan kepada Penyedia dalam 12 bulan sebelum kejadian. Batasan ini tidak berlaku untuk kewajiban yang menurut UU PDP tidak dapat dibatasi.
10. Penghentian
- Perusahaan dapat berhenti kapan saja dengan menghubungi kami.
- Kami dapat menangguhkan atau menghentikan akun yang melanggar Syarat & Ketentuan ini, membahayakan keamanan layanan, atau diwajibkan oleh hukum, dengan pemberitahuan bila memungkinkan.
- Admin Perusahaan dapat menonaktifkan akun staf. Data yang dibuat staf tersebut tetap menjadi bagian Data Perusahaan.
11. Perubahan
Kami dapat mengubah Syarat & Ketentuan ini. Perubahan yang penting diberi nomor versi baru, dan Anda akan diminta menyetujuinya lagi saat membuka aplikasi. Bila tidak setuju, Anda dapat berhenti memakai layanan.
12. Hukum yang berlaku
Syarat & Ketentuan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia. Perselisihan diselesaikan lebih dulu secara musyawarah: pihak yang berkeberatan menyampaikannya secara tertulis melalui email, dan para pihak berupaya menyelesaikannya dalam 30 hari sejak pemberitahuan itu. Bila tidak tercapai, perselisihan diselesaikan melalui Pengadilan Negeri Tangerang. Ketentuan ini tidak mengurangi hak Anda untuk mengadu kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi atau pelindungan konsumen.
Syarat & Ketentuan ini dibuat dalam bahasa Indonesia. Bila ada terjemahan, versi bahasa Indonesia yang berlaku. Pemberitahuan kepada Perusahaan dikirim ke email Pemilik atau Admin yang terdaftar, dan kepada Penyedia ke [email protected].
13. Kontak
PT Nalar Karya Teknologi
Terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik Lingkup Privat di Kementerian Komunikasi dan Digital, nomor tanda daftar 030088.01/DJAI.PSE/09/2026
Jl. Rajawali No. 8, Pisangan, Ciputat Timur, Kota Tangerang Selatan, Banten 15419
Email: [email protected] · WhatsApp: +62 857-7621-7152
Petugas Pelindungan Data Pribadi: [email protected]